explain-it - Zeitmanagement

Dieser explain-it Erklärfilm stellt eine Methode des Zeitmanagements vor - die sogenannte Eisenhower-Methode, die dabei hilft, Prioritäten zu setzen und so seine Zeit effektiver zu nutzen.

  • Allgemeinwissen
Kennen wir sie nicht alle, die Zeitdiebe des Arbeitsalltags? To-Dos, Mails, Meetings, Anru-fe...
Zoomen wir mal einen Moment raus und stellen uns vor, dieser Behälter ist Ihre Zeit. Die großen Steine sind die für Sie wichtigen Dinge – Ihre großen Aufgaben im Unternehmen, Ihre Karriere, Ihre Familie – was auch immer. Die Krümel sind die kleinen Aufgaben und Dinge des Alltags – E-Mails beantworten, Anrufe, Meetings. Befüllen wir den Behälter mit den Steinen. Und jetzt mit den Krümeln. Sie sehen: Es passen recht viele Steine hinein. Und nun machen wir das Ganze andersrum. Und siehe da: Für ihre Steine ist kaum noch Platz. Also: Wer keine Prioritäten setzt, dessen Zeit wird von den kleinen Dingen des All-tags geklaut.
Das Problem kennt auch Thomas: Kaum macht er sich morgens an die Arbeit, wird er von dringenden Emails, noch dringenderen Anrufen, Meetings und Kollegen unterbrochen und ehe er sich versieht, ist der Tag auch schon vorbei. Freizeit kennt Thomas nur noch dem Namen nach und wenn es so weitergeht, könnte ihm das Gleiche mit seiner Frau passieren. Doch was kann Thomas tun, um seinen Tag effektiver zu gestalten? Dafür gibt es zum Beispiel die Eisenhower-Methode. Dabei werden alle Aufgaben in vier Typen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterteilt.
Höchste Priorität haben wichtige und dringende Aufgaben: die sollten sofort und von Thomas selbst erledigt werden. Für Thomas ist das zum Beispiel das Geschäftsessen mit einer wichtigen Kundin.
Wichtige Aufgaben, die aber nicht eilen, werden terminiert und später bearbeitet. Doch Vorsicht: Wenn Thomas diese Aufgaben zu lange vor sich herschiebt, werden sie ebenfalls zu dringenden Aufgaben. Und: Für Thomas gehört auch das Privatleben – also seine Frau – in dieses Feld. Der Organisation des zweiten Feldes sollte er also genug Aufmerksamkeit schenken.
Wenn eine Aufgabe dringend, aber nicht wichtig ist, kann Thomas einen Kollegen bitten, sie zu übernehmen oder sie an Mitarbeiter delegieren. Ins vierte Feld gehören die Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind – die landen im Papierkorb. Das stundenlange Feilen am Layout seiner Präsentation wäre ein Beispiel für so eine Aufgabe.
Das Eisenhower-Prinzip hilft Thomas also, große und kleine Steine in seinem Becher unter-zubringen. Und darüber freut sich nicht nur er, sondern auch seine Frau!